Vastgoedsturing: hoe werk je aan permanente verbetering?

In mijn eerdere blogs heb ik het belang van vastgoedsturing laten zien. Zo heb ik onder meer de rol van de complexplannen richting de wensportefeuille behandelt. Maar vastgoedsturing is en blijft een iteratief proces met iteraties op verschillende niveaus (strategisch, tactisch en operationeel). Hoe zorg je er nu voor dat het ook echt succesvol is als strategisch sturingsinstrument van een corporatie? Hoe meet en monitor je de voortgang hiervan?

 

Herman Groenewold, senior business consultant bij Reasult

De transformatie van een vastgoedportefeuille is een langzaam proces van investeren, renoveren, verkopen of bouwen van vastgoed. Dat duurt vaak jaren. In deze blog geef ik tips hoe je op koers blijft richting de wensportefeuille.

Uitvoeren van complexplannen

Wanneer het complexplan is opgesteld, heeft de vastgoedafdeling op operationeel niveau een concrete opdracht voor uitvoer. In het plan staat het facetbeleid, budget en de tijdsplanning. Hiermee kan de vastgoedafdeling de MJOB verder inrichten en de verhuurafdeling de woonruimteverdeling organiseren. Ook kunnen grote renovatieprojecten in detail worden uitgewerkt. Zowel vóór, maar ook tijdens uitvoer van het complexbeleid zal moeten blijken of het plan qua tijd, geld en kwaliteit verloopt zoals gepland. Dat betekent dat je regelmatig inzicht moet hebben in de effecten van het complexbeleid en eventuele veranderingen. Stel daarom ook jaarlijks, mede op basis van goedgekeurde complexplannen, per complex een begroting op en monitor deze. Dit stelt je als assetmanager in staat om beter tijdig afwijkingen te signaleren op het complexplan en dus in te grijpen waar nodig. De effecten daarvan op onder meer tijd en geld worden daardoor snel zichtbaar. De invloed van deze afwijkingen op de realisatie van de wensportefeuille kunnen zo bijtijds gemeld worden.

Nauwe samenwerking tussen assetmanager en vastgoedmanager

In de praktijk kan het zomaar net even iets anders lopen dan verwacht. Stel dat er een dakrenovatie gepland staat om uiteindelijke een verbetering van het energielabel te realiseren. Uiteindelijk is deze renovatie een onderdeel van een serie maatregelen om over 2 jaar gemiddeld label B te behalen. Nu blijkt in het dak asbest te zitten. Niet alleen vallen de initiële kosten hoger uit, maar ook de overige kosten vallen later, én de opleverdatum van het project verschuift. Het kan ook gevolgen hebben voor eventuele verandering in huuropbrengsten. Dus beïnvloedt daarmee ook de rendementsverwachting en verwachte waardeontwikkeling. Wellicht komen zelfs de prestatieafspraken met de gemeente onder druk te staan. Dus ook gedurende de uitvoering moeten er belangrijke peilmomenten zijn qua budget, tijd en rendement. Een nauwe samenwerking en periodiek overleg tussen assetmanagers en de afdelingen die voor de uitvoer zorgen (waaronder de techniek en verhuur) dragen hieraan bij. Ook de beschikking hebben over actuele data ten aanzien van gerealiseerde kosten en opbrengsten is belangrijk.

Evalueren van complexplannen

Een assetmanager moet dus periodiek de resultaten van zijn beleid meten en relateren aan de gestelde normen. Daarom is het belangrijk dat het complexplan eenmaal per jaar geëvalueerd wordt. Monitor de voortgang in de realisatie van de complexplannen, samen met de portefeuillemanager. Idealiter 3 (tertaal) tot 4 (kwartaal) keer per jaar. In de praktijk zien we dat dit niet of ad hoc gebeurt.
Bij eventueel veranderende omstandigheden, kan opnieuw een simulatie gemaakt worden met de gevolgen voor bijvoorbeeld rendement en kasstromen. Maar ook het realiseren van de wensportefeuille. Assetmanagers rapporteren periodiek over hun deelportefeuille aan de portefeuillemanager. Ze verantwoorden zich hierbij over de exploitatie, rendement en de voortgang van hun deelportefeuille. Zij leveren de eventueel bijgestelde prognose voor de komende periode aan.

De assetmanager is de smeerolie van vastgoedsturing

Niet alleen een goede afstemming tussen assetmanager en vastgoedmanager is noodzakelijk voor het realiseren van een wensportefeuille, ook de afstemming met de portefeuillemanager is essentieel. Daarmee is de rol van assetmanager zowel naar ‘boven’ als naar ‘beneden’ in de vastgoedsturingspiramide onmisbaar. Het helpt wanneer hij over de benodigde stuurinformatie beschikt en een afdelingsoverstijgend beeld heeft van de elk complex.

Kortom, goed vastgoedmanagement is een permanente focus op verbetering. Dat houdt in dat alle afdelingen, zowel uitvoerend als beleidmakend daarin een rol hebben. Of het nu gaat om het aanleveren van informatie over de complexen of de richting waarop de portefeuille zich zou moeten ontwikkelen. Dat is uiteraard niet alleen de rol van de assetmanager. Essentieel daarin is het uitwisselen van informatie, goede vastgoedsturingssoftware en duidelijke afspraken. Het vraagt een andere mindset, verankering in de organisatie en het monitoren van resultaten.

Meer lezen hierover?

Bekijk de Reasult oplossingen voor vastgoedontwikkeling, asset- en portefeuillemanagement, taxatiemanagement en financiële planning.

 


Deze blog is op eerder gepubliceerd op CorporatieNL.