Strak jaarplan voor scherpe sturing op vastgoed

Met behulp van een jaarplan worden zowel woningcorporaties als commerciële beleggers strak opgelijnde machines. Een goed jaarplan maakt de prestaties van vastgoed voorspelbaarder en betrouwbaarder. Volgens mij hebben zowel commerciële beleggers als woningcorporaties daar oren naar. Hoewel de doelstellingen van beleggers en corporaties verschillen, willen beide graag grip krijgen op het behalen van die doelstelling. Eén van de manieren om dit te realiseren is een strak ingestoken jaarplan. Op dit plan is vaak nog veel winst behalen. 

 

 

 

 

 Bastiaan van der Mijl, productmarketingmanager Reasult

Waar bij woningcorporaties de urgentie van een jaarplan meer wordt ingegeven door de relatief nieuwe plek van een assetmanager in de organisatie, is dit bij commerciële beleggers de vertaalslag van de portefeuille- en complexplannen naar de uitvoering. Door energie te steken in een jaarplan voorkom je dat je blijft praten in theoretische modellen en wordt overzichtelijk bij wie welke taken en verantwoordelijkheden zijn belegd en op welk moment. Zo worden niet alleen de interne processen helder, maar krijgt u ook meer grip op de vorderingen ten aanzien van het plan en kunt u tijdig bijsturen.

Deze drie onderdelen mogen in een jaarplan niet ontbreken:

1. Planning 

Benoem in het jaarplan welke activiteiten minimaal jaarlijks terug moeten komen. Denk hierbij aan het bijstellen van het portefeuilleplan, de complexplannen en de vertaling daarvan in de verschillende beleidsplannen voor huur, onderhoud, et cetera. Dit is in veel gevallen een mooie quick-win. Door dit inzichtelijk te hebben, kan iedereen tijdig in de startblokken staan. Stel daarnaast de begrotingen voor het komende jaar op en leg dit formeel vast als ‘contract’ naar de eigen organisatie.

Niet alle activiteiten kennen een vast terugkerend ritme. Er zullen ook besluiten zijn die door het jaar heen genomen worden, zoals investeringsvoorstellen voor nieuwbouw en renovatie. Hoewel deze geen vaste plek krijgen in het jaarplan, is het wel mogelijk om een duidelijk proces af te spreken en te beschrijven waaraan investeringen worden getoetst.

2. Meten en rapporteren 

Een belangrijke plek in het jaarplan wordt ingenomen door de periodieke bottom-up rapportages. Bottom-up is in omgekeerde volgorde meten of de organisatie op koers ligt: vanuit de financiële administratie wordt op complexniveau gerapporteerd over de realisatie van kosten, opbrengsten en waardeontwikkeling van het vastgoed aan de assetmanagers. Zij rapporteren op hun beurt over de prestaties van hun (deel)portefeuille. Zo is ook op portefeuilleniveau inzichtelijk hoever de organisatie staat met de realisatie van de gewenste portefeuille.

Afhankelijk van de frequentie waarin wordt gerapporteerd, zijn er meerdere momenten per jaar waarop verschillende lagen in de organisatie kunnen worden bijgestuurd op de uitvoering van de plannen. Voor het doel van vastgoedsturing is het onvoldoende slechts één maal per jaar de ontwikkeling van de marktwaarde en rendementen te weten. Voor bruikbare stuurinformatie is het essentieel om meerdere momenten per jaar inzicht te hebben in de waardeontwikkeling. Voor de realisatie van kasstromen is zelfs een hogere frequentie (maandelijks) gewenst. Door een continu inzicht in de gerealiseerde actuals ten opzichte van de vastgestelde budgetten kunt u kort op de bal spelen en tussentijds bijsturen. 

3. Verantwoording

Naast de vastgoedgerelateerde activiteiten hebben corporaties en commerciële beleggers verantwoording af te leggen over de cijfers aan in- en externe toezichthouders in de brede zin van het woord. Hoewel deze niet direct bijdragen aan het realiseren van een beter rendement hoort het wel bij een professionele organisatie voor vastgoedsturing. Verantwoording is een logisch gevolg, een uitvloeisel van professionele sturing. Daarom krijgen ook activiteiten als het inplannen van de jaarrekening en het aanleveren van verantwoordingsinformatie een plek in de jaarplanning.

Voor een ieder die in control wil zijn van het vastgoed en een stap wil zetten richting integrale vastgoedsturing, is het jaarplan een belangrijke succesfactor. Laten we dus vooral aan de slag gaan en het jaarplan verder aanscherpen. Door dit te combineren met helder opdrachtgeverschap, goede datakwaliteit en de juiste tooling hebben commerciële beleggers en woningcorporaties goud in handen.

Deze blog is eerder gepubliceerd op vastgoedmarkt.nl