In 4 stappen naar het opstellen van je budget

Veel organisaties zijn er nu volop mee bezig, het opstellen van het budget op fonds- of organisatieniveau voor het komend jaar. Over het algemeen een proces waarbij veel tijd en energie wordt gestoken in het managen van het proces waarbij fouten op de loer liggen. Herken je één of meerdere van de volgende punten? Het is alweer een jaar geleden dat we dat Excel bestand gebruikt hebben, hoe werken die formules ook al weer? Welk Excel bestand is ingevuld door de asset manager? Is dit de laatste versie? Is dat bedrag een berekend bedrag of heeft hij/zij dat ‘hardcoded’ ingevoerd? Nu zou toch debet en credit aan elkaar gelijk moeten zijn. Waar gaat het fout?

 

 

 

 

Berry Dijkhuizen, Manager Finance & Control Reasult

In de basis hoeft het proces niet ingewikkeld te zijn. Ondersteund met het juiste gereedschap kun je ervoor zorgen dat de totstandkoming van het budget op een consistente en uniforme manier plaatsvindt. Je budget moet opgebouwd zijn vanuit de individuele complexen en daaraan toegevoegd fonds- of organisatie gerelateerde financiële aspecten. Ook wil je als financial de zekerheid hebben dat berekeningen kloppen en versiebeheer goed ondervangen is. Bovendien kun je bij een goed georganiseerd proces ook vaker per jaar beoordelen of je nog op koers ligt.
Uitgaande van de kaders en randvoorwaarden die zijn opgesteld door de directie kun je in 4 stappen snel en soepel je budgetteringsproces op orde krijgen:

Stap 1 – Asset Manager stelt een concept objectplan op

Nadat alle benodigde data zijn geïnventariseerd, geanalyseerd en eventueel verrijkt, worden concept vastgoedscenario’s per object opgesteld. De scenario’s worden doorgerekend en met behulp van hold/sell overzichten en cashflowschema’s geanalyseerd. Deze bevatten aannames en verwachtingen op het gebied van leegstands- en mutatiemanagement, de meerjaren onderhoudsbegroting, exploitatiekosten en marktontwikkelingen (markthuur, verkoopprijzen, et cetera). Ze hebben tot doel om het meest optimale scenario vast te stellen. Het meest optimale vastgoedscenario wordt opgenomen in het objectplan.

Stap 2 – Hoofd Asset Manager beoordeelt en keurt het concept plan goed

Alle concept objectplannen gaan naar het Hoofd Asset Management. Het objectplan bevat naast het vastgoedscenario, een performance analyse en de financiële gegevens van het object. Tevens bevat het objectplan een toelichting op de gedane aannames en een toelichting op de verhuurmarkt. In de hold/sell analyses komen een aantal KPI’s voor die gebruikt worden om het effect van het beleid te meten. Na toetsing aan het te behalen rendement keurt Hoofd Asset Manager het concept objectplan goed.

Stap 3- Controller aggregeert de financiële data vanuit de objectplannen en voegt fonds- of organisatie kosten en financieringsactiviteiten toe

De contouren van de geprognosticeerde balans, winst & verliesrekening en kasstromen op fonds- of organisatieniveau worden nu zichtbaar. Duidelijk wordt hoe solvabiliteit, fondsrendementen en loan to value zich ontwikkelen. Eventueel worden capital calls, leningen en dividenduitkeringen toegevoegd. Via de workflow biedt de controller het financiële plan aan de financieel eindverantwoordelijke.

Stap 4 - De financieel eindverantwoordelijke beoordeelt en keurt het financieel plan goed

Tot slot is er een toetsing aan de opgestelde kaders en fondsrendementseisen. Het financieel plan wordt goedgekeurd en bewaard zodat monitoring en bijsturing, daar waar nodig, mogelijk is.

Het volgen van bovenstaande stappen, ondersteund met goede software, leidt ertoe dat er geen energie verloren gaat in het proces. Inhoudelijke vragen zoals ‘hoe kunnen we door slim onderhoud extra investeringsruimte creëren’, of ‘welke ruimte is er voor huuroptimalisatie’ krijgen nu de juiste aandacht.  Door de enorme winst in tijd en efficiency kan het budgetteringsproces zelfs een aantal keer per jaar herhaald worden. Hierdoor zit de thermometer continu in de vastgoedportefeuille. De nadruk ligt daarmee steeds meer op sturen in plaats van verantwoorden en kan het bijsturen sneller en accurater plaatsvinden.